1.列出可供選擇的清單
必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便於各個場所的比較和選擇。
2.選擇合適類型的場所
選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀台北辦公室出租況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。
酒店：
(按類型劃分)
①商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以台北商務中心及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層)，一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、遊泳池等設施。
②度假型酒店：這類酒店一般建在旅遊勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂於一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也台北會議室出租能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。
(按地點劃分)
①位於市中心：在選擇位於市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或本地區，那麽選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位於理想的城市裏且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。有些酒店被公認為服務一流，良好的口碑常使酒店成為會議籌劃者的首選會議場所。
②位於市郊：對於需乘飛機從外地而來的與會者來說，位於市郊的酒店可能不是很吸引人。從機場至會場和住地要花不少時間，從而不宜選擇這類酒店。但對於當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店還是大受歡迎的。
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